Правила электронной подписи и электронного документооборота

1. Статус правил

Настоящие Правила являются соглашением об электронном взаимодействии между Пользователем и ООО «Квадратный метр», ИНН 7203470484, ОГРН 1197232001504, КПП 720301001, адрес: Тюменская область, г. Тюмень, ул. Республики, д. 252, к. 7, офис 410 (далее — «Оператор» или «Сервис»). Они определяют создание, подписание, передачу, проверку и хранение электронных документов в Смета М2 Pro.

В текущей реализации подтверждение одноразовым кодом и запись доказательств в информационной системе используются как простая электронная подпись (ПЭП) по соглашению сторон. Такая подпись не является усиленной неквалифицированной электронной подписью только в силу названия интерфейса.

Положения настоящих Правил об усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) применяются к операции только тогда, когда перед подписанием Сервис прямо указывает вид подписи «УНЭП» и показывает сведения о ключе или сертификате проверки. До включения такой функции применяется порядок ПЭП.

Перед каждым запросом кода Пользователь отдельно подтверждает ознакомление с актуальной редакцией Правил, выбранным видом подписи и намерение подписать показанный пакет документов. Отметка не может быть проставлена заранее и не заменяется согласием при регистрации.

2. Термины

• Электронный документ — информация в электронной форме, доступная для восприятия и подписания с использованием Сервиса.
• ПЭП — электронная подпись, которая посредством кода, пароля или иного идентификатора подтверждает факт ее формирования определенным лицом.
• УНЭП — электронная подпись, полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа подписи, позволяющая определить подписавшее лицо и обнаружить изменение документа после подписания.
• Ключ электронной подписи — уникальная последовательность символов, предназначенная для создания подписи; ключ проверки — связанная последовательность, предназначенная для ее проверки.
• Пакет — один или несколько взаимосвязанных документов, перечисленных в окне подписания и подписываемых одним подтверждением, если закон и интерфейс это допускают.
• Хеш — контрольное значение файла, используемое для подтверждения неизменности конкретной версии.

3. Идентификация подписанта

Право подписания доступно только аутентифицированному Пользователю. До первой операции Оператор вправе проверить телефон, email, ФИО, паспорт, полномочия представителя и иные сведения соразмерно документу и риску операции.

Код направляется на заранее подтвержденный канал связи, привязанный к учетной записи. Смена канала, восстановление доступа или выявление необычной активности может повлечь повторную идентификацию и временный запрет подписания.

Лицо, подписывающее от имени организации или другого лица, обязано иметь действующие полномочия и предоставить подтверждение по запросу. Электронная подпись такого лица выражает волю представляемого только в пределах полномочий.

4. Порядок использования простой электронной подписи

• Сервис показывает наименование, вид, версию и доступное содержание каждого документа Пакета до запроса кода.
• Пользователь самостоятельно открывает документы, проверяет стороны, предмет, цену, сроки, реквизиты и приложения и проставляет обязательную отметку согласия с Правилами.
• Сервис формирует одноразовый код с ограниченным сроком действия и направляет его на подтвержденный канал. Код разрешено использовать только для показанной операции.
• После корректного ввода кода Сервис связывает волеизъявление с учетной записью, документами, их хешами, датой, временем и идентификатором операции.
• Повторное использование, подбор, передача кода третьему лицу или ввод кода в другом сервисе запрещены. Оператор никогда не просит назвать действующий код сотруднику поддержки.

5. Порядок использования УНЭП после подключения

При доступности УНЭП Сервис до подписания сообщает ее вид и идентификатор ключа или сертификата проверки. УНЭП создается путем криптографического преобразования хеша подписываемого документа с использованием ключа подписанта.

Ключ подписи должен быть связан с конкретным Пользователем и находиться под его контролем либо использоваться доверенным средством только после его явного подтверждения. Ключ проверки позволяет установить подписанта и обнаружить любое изменение подписанного документа.

Оператор обеспечивает порядок создания, выдачи, активации, хранения, приостановления и прекращения действия ключей, а также доступ к сведениям, необходимым для независимой проверки. Если эти сведения отсутствуют в операции, она не считается подписанной УНЭП.

6. Юридическая значимость

Стороны в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ договорились признавать электронные документы, подписанные ПЭП или УНЭП по настоящим Правилам, равнозначными документам на бумажном носителе с собственноручной подписью, если для соответствующего документа закон не требует квалифицированную подпись, нотариальное удостоверение или исключительно бумажную форму.

Для ПЭП соглашение сторон устанавливает правила определения подписанта и обязанность сохранять конфиденциальность средства подписи. Для УНЭП дополнительно применяется порядок проверки криптографической связи подписи с документом и подписантом.

Подтверждая операцию, Пользователь заявляет, что ознакомился с документами, понимает их последствия, действует добровольно и намерен принять содержащиеся обязательства. Наличие подписи не подтверждает законность содержания, полномочия сверх проверенных данных или фактическое исполнение работ.

7. Подписание пакета документов

Одним подтверждением могут подписываться несколько связанных документов, если все они перечислены в окне подписания и доступны для просмотра. Каждый документ Пакета получает собственный хеш и считается подписанным тем же видом подписи.

Добавление, замена или изменение хотя бы одного документа после подтверждения требует формирования новой версии и нового подписания затрагиваемыми сторонами. Ранее подписанная версия сохраняется в истории и не подменяется.

Приложения, на которые документ лишь ссылается, считаются подписанными в составе Пакета только если они были явно перечислены и их хеш зафиксирован.

8. Состав доказательств подписания

• Идентификаторы Пользователя, его роли, документа, версии, Заказа, Пакета и операции.
• Дата и время показа документов, согласия с Правилами, запроса кода, успешного подтверждения и завершения операции.
• Редакция Правил, текст обязательной отметки и вид электронной подписи, показанный Пользователю.
• Хеш каждого документа до подписания, размер, формат и результат последующей проверки целостности.
• Маскированный адрес доставки кода, срок его действия, количество попыток и результат проверки без хранения открытого кода.
• IP-адрес, пользовательский агент, идентификаторы сессии и относящиеся к операции журналы безопасности.
• Для УНЭП — значение подписи, идентификатор и статус ключа или сертификата проверки и результат криптографической проверки.

9. Проверка электронной подписи

Проверка ПЭП состоит в сопоставлении хеша загруженного файла с хешем сохраненной версии и проверке записи о подтверждении операции аутентифицированным Пользователем. Положительный результат означает совпадение файла и наличие доказательства подтверждения, но не является криптографической проверкой УНЭП.

Проверка УНЭП дополнительно должна подтверждать криптографическую действительность подписи соответствующим ключом проверки, принадлежность ключа подписанту, его статус на момент подписания и отсутствие изменений файла.

Страница «Проверка электронной подписи» обязана показывать фактически примененный вид подписи. Измененный, неизвестный или не связанный с сохраненной записью файл получает отрицательный результат.

10. Обязанности Пользователя

• Не предоставлять доступ к учетной записи, почте, телефону, одноразовым кодам и ключу подписи другим лицам.
• До подтверждения открывать и проверять полный состав Пакета; не подписывать документ с незаполненными или непонятными условиями.
• Не использовать подпись при утрате контроля над каналом связи, устройством или ключом и немедленно сообщать об этом Оператору.
• Проверять полномочия, когда документ подписывается от имени организации, и своевременно сообщать об их прекращении.
• Сохранять полученные документы и доступные подтверждения операции, если они необходимы для учета или защиты прав.

11. Обязанности Оператора

• Показывать Пользователю состав Пакета и предоставлять возможность ознакомиться с документами до подтверждения.
• Не считать заранее проставленную отметку или простое открытие страницы согласием на подписание.
• Обеспечивать одноразовость и ограниченный срок действия кода, ограничение числа попыток и блокирование подозрительных операций.
• Сохранять неизменяемую версию документа, хеши, доказательства подтверждения и историю версий в установленные сроки.
• Предоставлять участнику доступ к подписанным им документам и результату проверки, а при доступности УНЭП — к данным ключа проверки.
• При получении сообщения о компрометации без необоснованной задержки приостановить новые операции подписи и начать проверку.

12. Компрометация и прекращение действия

Компрометацией считается утрата устройства или SIM-карты, несанкционированный доступ к почте или учетной записи, раскрытие кода или ключа, появление неизвестной операции и иное событие, создающее риск использования подписи посторонним лицом.

Пользователь сообщает о компрометации через поддержку или support@kvadrat-m2.com. До получения сообщения операции, совершенные после надлежащей аутентификации, предполагаются совершенными Пользователем, но это не лишает его права представить доказательства иного.

Оператор блокирует новые подтверждения, а для УНЭП прекращает или приостанавливает соответствующий ключ. Прекращение доступа не аннулирует автоматически документы, правомерно подписанные до зафиксированного момента компрометации.

13. Оспаривание подписи

Заявление об оспаривании должно содержать документ или его идентификатор, дату предполагаемой операции, обстоятельства утраты контроля и доступные подтверждения. Оператор сохраняет относящиеся журналы и проводит проверку.

При оценке учитываются способ идентификации, история входов и смены контактов, доставка и проверка кода, хеш файла, версия Правил, данные устройства, сведения о компрометации, а для УНЭП — результат криптографической проверки и статус ключа.

Техническое заключение Оператора является одним из доказательств и не лишает сторону права обратиться к независимому эксперту или в суд.

14. Хранение, предоставление и изменение Правил

Подписанные документы и доказательства хранятся не менее срока действия обязательств и применимых сроков исковой давности, а платежные и учетные документы — не менее обязательных сроков по закону.

По запросу подписанта Оператор предоставляет доступную копию документа и сведения о проверке без раскрытия секретов безопасности, открытых одноразовых кодов или закрытых ключей.

Изменение Правил не меняет вид и условия уже выполненной подписи. Для новой редакции Сервис фиксирует отдельное согласие перед следующей операцией.