Правила электронной подписи и электронного документооборота

1. Статус правил

Настоящие Правила являются соглашением об электронном взаимодействии между Пользователем и ООО «Квадратный метр», ИНН 7203470484, ОГРН 1197232001504, КПП 720301001, адрес: Тюменская область, г. Тюмень, ул. Республики, д. 252, к. 7, офис 410 (далее — «Оператор» или «Сервис»). Они определяют создание, подписание, передачу, проверку и хранение электронных документов в Смета М2 Pro.

В Сервисе применяется простая электронная подпись (ПЭП): одноразовый шестизначный код направляется на подтвержденный адрес электронной почты Пользователя и после правильного ввода связывается с его учетной записью и неизменяемой версией подписываемых документов.

Перед каждым запросом кода Пользователь отдельно подтверждает ознакомление с актуальной редакцией Правил и намерение подписать показанный пакет документов. Отметка не проставляется заранее и не заменяется общим согласием при регистрации.

Правила являются соглашением сторон, предусмотренным статьями 6 и 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», и устанавливают правила определения подписанта, конфиденциальности ключа ПЭП и проверки электронного документа.

2. Термины

• Электронный документ — информация в электронной форме, доступная для восприятия и подписания с использованием Сервиса.
• ПЭП — электронная подпись, которая посредством кода, пароля или иного идентификатора подтверждает факт ее формирования определенным лицом.
• Ключ ПЭП — одноразовый шестизначный код, сформированный Сервисом для конкретной операции и направленный на подтвержденный адрес электронной почты подписанта.
• Подтвержденный email — адрес электронной почты, владение которым Пользователь подтвердил при регистрации, входе или изменении данных учетной записи.
• Пакет — один или несколько взаимосвязанных документов, перечисленных в окне подписания и подписываемых одним подтверждением, если закон и интерфейс это допускают.
• Хеш — контрольное значение файла, используемое для подтверждения неизменности конкретной версии.
• Протокол подписания — совокупность сведений о подписанте, документах, согласии, отправке и проверке кода и технических обстоятельствах операции.

3. Идентификация подписанта

Право подписания доступно только аутентифицированному Пользователю с подтвержденным email. Для связи учетной записи с конкретным лицом Оператор использует подтвержденные контактные данные, ФИО, сведения профиля, паспортные данные, статус физического лица, самозанятого, индивидуального предпринимателя или организации и результаты проведенных проверок.

Код направляется только на подтвержденный email, привязанный к учетной записи на момент запроса. Смена email, восстановление доступа или выявление необычной активности может повлечь повторную идентификацию и временный запрет подписания.

Лицо, подписывающее от имени организации или другого лица, обязано иметь действующие полномочия и предоставить подтверждение по запросу. Электронная подпись такого лица выражает волю представляемого только в пределах полномочий.

4. Порядок использования простой электронной подписи

• Сервис показывает наименование, вид, версию и доступное содержание каждого документа Пакета до запроса кода.
• Пользователь самостоятельно открывает документы, проверяет стороны, предмет, цену, сроки, реквизиты и приложения и проставляет обязательную отметку согласия с Правилами.
• Сервис формирует одноразовый шестизначный код с ограниченным сроком действия и числом попыток и направляет его на подтвержденный email. Код разрешено использовать только для указанной в письме и интерфейсе операции.
• После корректного ввода кода Сервис связывает волеизъявление с учетной записью, ролью Пользователя в Сделке, документами и их хешами, редакцией Правил, адресом доставки кода, датой, временем и идентификатором операции.
• Повторное использование, подбор, передача кода третьему лицу или ввод кода в другом сервисе запрещены. Оператор никогда не просит назвать действующий код сотруднику поддержки.

5. Юридическая значимость

Стороны договорились признавать электронные документы, подписанные ПЭП по настоящим Правилам, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, если для соответствующего документа закон не требует иной вид подписи, нотариальное удостоверение, государственную регистрацию или исключительно бумажную форму.

ПЭП применяется к договорам, сметам, актам выполненных работ, дополнительным соглашениям и сметам, предложениям о дополнительных работах, заявлениям, согласованиям, претензиям, ответам, уведомлениям и иным документам, для которых Сервис прямо предоставляет действие подписания.

Подтверждая операцию, Пользователь заявляет, что ознакомился с документами, понимает их последствия, действует добровольно и намерен принять содержащиеся обязательства. Наличие подписи не подтверждает законность содержания, полномочия сверх проверенных данных или фактическое исполнение работ.

6. Подписание пакета документов

Одним подтверждением могут подписываться несколько связанных документов, если все они перечислены в окне подписания и доступны для просмотра. Каждый документ Пакета получает собственный хеш и считается подписанным тем же видом подписи.

Добавление, замена или изменение хотя бы одного документа после подтверждения требует формирования новой версии и нового подписания затрагиваемыми сторонами. Ранее подписанная версия сохраняется в истории и не подменяется.

Приложения, на которые документ лишь ссылается, считаются подписанными в составе Пакета только если они были явно перечислены и их хеш зафиксирован.

7. Состав доказательств подписания

• Идентификаторы Пользователя, его роли, документа, версии, Заказа, Пакета и операции.
• Дата и время показа документов, согласия с Правилами, запроса кода, успешного подтверждения и завершения операции.
• Редакция Правил и контрольное значение точного текста обязательного согласия.
• Хеш каждого документа до подписания, размер, формат и результат последующей проверки целостности.
• Адрес доставки кода, время отправки, срок действия, установленное ограничение количества попыток и результат успешной проверки без хранения открытого кода.
• IP-адреса и пользовательские агенты запроса и подтверждения, идентификатор одноразового вызова и относящиеся к операции журналы безопасности.
• Защищенное контрольное значение доказательной записи, позволяющее выявить несоответствие подписанта, документа или сохраненного хеша.

8. Проверка электронной подписи

Проверка ПЭП состоит в вычислении хеша представленного файла, сопоставлении его с хешем неизменяемой версии в Сервисе и проверке записи о подтверждении операции аутентифицированным Пользователем с использованием одноразового кода.

Положительный результат подтверждает совпадение файла с сохраненной версией и наличие протокола применения ПЭП указанным Пользователем. Измененный, неизвестный или не связанный с сохраненной записью файл получает отрицательный результат.

Проверка ПЭП не является проверкой сертификата или открытого криптографического ключа Пользователя: в применяемой модели личность подписанта определяется по правилам настоящего соглашения, учетной записи и подтвержденному email.

9. Обязанности Пользователя

• Не предоставлять другим лицам доступ к учетной записи, подтвержденному email, устройству и одноразовым кодам.
• До подтверждения открывать и проверять полный состав Пакета; не подписывать документ с незаполненными или непонятными условиями.
• Не использовать ПЭП при утрате контроля над email, устройством или учетной записью и немедленно сообщать об этом Оператору.
• Проверять полномочия, когда документ подписывается от имени организации, и своевременно сообщать об их прекращении.
• Сохранять полученные документы и доступные подтверждения операции, если они необходимы для учета или защиты прав.

10. Обязанности Оператора

• Показывать Пользователю состав Пакета и предоставлять возможность ознакомиться с документами до подтверждения.
• Не считать заранее проставленную отметку или простое открытие страницы согласием на подписание.
• Обеспечивать одноразовость и ограниченный срок действия кода, ограничение числа попыток и блокирование подозрительных операций.
• Сохранять неизменяемую версию документа, хеши, доказательства подтверждения и историю версий в установленные сроки.
• Предоставлять участнику доступ к подписанным им документам и результату проверки ПЭП.
• При получении сообщения о компрометации без необоснованной задержки приостановить новые операции подписи и начать проверку.

11. Компрометация и прекращение действия

Компрометацией считается утрата устройства, несанкционированный доступ к email или учетной записи, раскрытие одноразового кода, появление неизвестной операции и иное событие, создающее риск использования ПЭП посторонним лицом.

Пользователь сообщает о компрометации через поддержку или support@kvadrat-m2.com. До получения сообщения операции, совершенные после надлежащей аутентификации, предполагаются совершенными Пользователем, но это не лишает его права представить доказательства иного.

Оператор блокирует новые подтверждения, завершает активные одноразовые вызовы и проводит проверку. Прекращение доступа не аннулирует автоматически документы, правомерно подписанные до зафиксированного момента компрометации.

12. Оспаривание подписи

Заявление об оспаривании должно содержать документ или его идентификатор, дату предполагаемой операции, обстоятельства утраты контроля и доступные подтверждения. Оператор сохраняет относящиеся журналы и проводит проверку.

При оценке учитываются способ идентификации, история входов и смены контактов, доставка и проверка кода, хеш файла, версия Правил, IP-адреса, данные устройства и сведения о компрометации.

Техническое заключение Оператора является одним из доказательств и не лишает сторону права обратиться к независимому эксперту или в суд.

13. Хранение, предоставление и изменение Правил

Подписанные документы, их версии и доказательства подписания хранятся не менее срока действия обязательств и применимых сроков исковой давности, а платежные и учетные документы — не менее обязательных сроков по закону.

По запросу подписанта Оператор предоставляет доступную копию документа и протокол проверки без раскрытия открытых одноразовых кодов и иных секретов безопасности.

Изменение Правил не меняет вид и условия уже выполненной подписи. Для новой редакции Сервис фиксирует отдельное согласие перед следующей операцией.